Coupa

Coupa (opens new window) はビジネス支出管理プラットフォームであり、企業の調達、請求、経費管理、支払機能をサポートします。Coupa を利用して、ユーザーは調達プロセスにおける申請書や請求書などを作成したり、承認したりすることができます。さらに、統合された経費管理モジュールを利用して、ユーザーは経費レポートを提出したり、Coupa 内で直接その承認を受けたりすることもできます。以前より、こうした情報はさらに NetSuite、Oracle EBS、SAP のような ERP システムと同期され、会計や支払いといった他のビジネス機能での利用が図られてきました。

Workato は Coupa との統合を通して、こうしたデータと上記のような ERP システムとの同期を支援し、ユーザーの Procure To Pay プロセス、Procure To Order プロセス、経費管理プロセスをサポートします。以下では、Coupa インスタンスへの Workato コネクションを設定する方法について解説します。また、Workato を活用し、Coupa から得られるビジネス価値を他のビジネスアプリケーションとの統合を通じて高める方法についても紹介します。

Workato での Coupa への接続方法

Coupa は API キーに基づく認証を利用します。API キーはユーザーが生成するキーです。ユーザーはこれを使って、この Workato コネクションがユーザーの情報を用いた作業を許可されていることを Coupa に知らせます。Coupa インスタンスで API キーを生成するには、https://[お使いのインスタンス名].coupacloud.com/api_keys を開くか、自身の Coupa アカウントにログインしてください。

API キーは Coupa インスタンス上部のナビゲーションヘッダーの Setup => Integrations => API Keys から見つけることができます。

Workato の Coupa 用コネクション設定ページ

項目	説明
Connection name	この Coupa コネクションに対して、接続先の API キーを識別する一意の名前を付けます。
Host	ご使用の Coupa インスタンスの URL を入力します。
API key	Coupa インスタンスで生成した API キーを入力します。

Coupa コネクターの使用

オブジェクト

Workato のアクションとトリガーでは、Coupa のデータがさまざまなオブジェクトに分類されています。オブジェクトは、Coupa のアクションやトリガーで Workato が現在サポートしている事項のほとんどすべてを表現しています。[Create Object] などのアクションを選択すると、ユーザーはその後で注文書と請求書のどちらを作成するか明確にするよう求められます。現在、Workato では Coupa のオブジェクトとして以下をサポートしています。

オブジェクト	説明
Account	自社の財務構造に対応するアカウントのトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。
Address	個人またはサプライヤーの支払先住所情報のトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。
Approvals	申請書または注文書の承認のトリガーあるいはクエリーを行います。
Contract	契約のトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。
Department	部署情報のトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。部署情報は、自社の業務構造を再現し、グループやユーザーをそれに従って整理するために使用されます。
Exchange rate	為替レートのトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。
Expense line	経費管理に使われる経費レポート品目のクエリーあるいは作成を行います。
Expense report	経費管理に使われる経費レポートのトリガー、クエリー、作成、更新を行います。
Integration	Coupa の統合のクエリーあるいは作成を行います。
Integration error	Coupa の統合エラーのクエリーあるいは作成を行います。
Integration run	Coupa の統合実行のクエリーあるいは作成を行います。
Integration history record	Coupa の統合履歴のクエリーあるいは作成を行います。
Invoice	Coupa の請求書のトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。
Inventory Transaction	棚卸資産取引のトリガー、クエリー、あるいは作成を行います。商品の受領は Coupa での棚卸資産取引に該当します。
Item	サプライヤーによって提供されないアイテムのトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。サプライヤーによって提供されるアイテムを扱いたい場合は、Supplier item オブジェクトを使用してください。
Lookup value	Coupa の検索値のトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。
Purchase order	Coupa の注文書のトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。
Purchase order line	Coupa の注文書品目のトリガー、クエリー、または作成を行います。
Remit to address	サプライヤーの支払先住所のトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。この住所はサプライヤーへの送金に使われます。
Requisition	Coupa の申請書のトリガーあるいはクエリーを行います。
Supplier	サプライヤーのトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。
Supplier information	サプライヤー情報のトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。
Supplier item	ユーザーが申請書の作成時に選択できるサプライヤーによって提供されるアイテムのトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。
Supplier site	サプライヤーサイトのトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。
User	ユーザーのトリガー、クエリー、作成、あるいは更新を行います。

以上のリストは Coupa オブジェクトのすべてを網羅しているわけではありません。今後、さらなる強化が予定されています。このほかに利用可能な Coupa オブジェクトについては、Coupa のリソースポータルを確認してください。Workato が現在サポートしていないオブジェクトに対しては、カスタム HTTP リクエストの送信を可能にするカスタムアクションを利用できます。

Workato での Coupa のアクションとトリガーの使用

Workato の Coupa コネクターはまず、ユーザーにアクションの選択を要求します。このアクションには一般的なアクションに加え、よく使用される固有のアクションが含まれています。

一般的なトリガー

• New/updated object

一般的なアクション

• Create object
• Update object
• Search object
• Get object by ID
• Get remit to addresses by object ID

固有のアクション

• Close purchase order
• Cancel purchase order
• Get supplier sites by supplier
• Set integration run status

一般的なアクションとトリガーの場合は、続けてステップを設定する際に使用したいオブジェクトを選択できます。選択したオブジェクトに必要な入力項目が動的に生成されます。この入力項目には、ユーザーまたはそのチームが Coupa で定義したカスタムフィールドも含まれます。

Coupa コネクターでのオブジェクトの選択

Coupa でのカスタムオブジェクト項目

ユーザーがオブジェクトをリクエストすると、Workato の Coupa コネクターはあらゆるカスタム項目を自動的に読み込みます。ユーザーまたはそのチームが定義したカスタム項目は [Add/remove optional fields] ドロップダウンリストから探すことができます。

Coupa の戻り値タイプ

Coupa のレコードは多くの属性を含んでいるために大きくなる場合があります。レコードを一括して取得すると、タイムアウトやパフォーマンス低下が引き起こされることがあります。Coupa コネクターは、レコード1件あたりのデータ量を制御して、このようなケースに対処することが可能です。これは入力項目の Return Type を通して実現できます。この入力項目を切り替えると、レコードを表現する出力データツリーも変更されます。Workato は Coupa の戻り値タイプについて3種類のオプションを提供しています。

オプション	説明
Default	Coupa コネクターでのデフォルトのオプションです。すべての項目と下位属性が返されます。
Shallow	呼び出されているオブジェクトの属性/項目すべてと、1階層深いデータの ID とナチュラルキーのみが返されます。
Limited	ID のみが返されます。これはすべてのコマンドでサポートされています。

戻り値タイプにより出力データツリーが変化する。

トリガーとアクションのリスト

Workato は現在、以下のような Coupa のトリガーとアクションをサポートしています。それぞれの詳細については、以下のリンクをクリックしてください。リンク先にはサイドバーから移動することもできます。

• オブジェクトアクション
• オブジェクトトリガー
• 注文書アクション
• サプライヤーアクション
• 統合アクション